L’automatisation de tout ou partie de ses process et activités ? Qui n’en rêve pas ?
Les paniers d’achat et les sites d’adhésion automatisent les ventes et la livraison de contenu. Les répondeurs automatiques d’e-mail automatisent les mises en relation. Les applications de calendrier automatisent l’emploi du temps, mettant ainsi fin aux allers-retours frustrants liés à la fixation de rendez-vous. Les solutions sont nombreuses, de quoi ravir les solopreneurs, tout en leur donnant des maux de tête car il faut choisir 😅
L’automatisation permet de gagner du temps
Tout en contribuant à garantir un certain degré de qualité et de cohérence.
Imaginez à quel point cela serait déroutant pour vos clients si vous n’aviez pas de panier, mais que vous leur envoyiez plutôt une facture pour chaque achat. Avec un coût différent pour chaque article bien entendu.
Ou encore si votre cours en ligne de 16 semaines arrivait parfois par e-mail, parfois dans votre groupe Facebook, et parfois pas du tout?
Ces exemples peuvent sembler exagérés aujourd’hui, mais c’est probablement la raison pour laquelle des outils d’automatisation existent (pour que tout fonctionne correctement et comme prévu).
Sinon peut-on vraiment tout automatiser?
Je n’en suis pas certaine. Il est toute fois possible de mettre en œuvre le même niveau d’efficacité et de cohérence (attendu de l’automatisation) en créant des systèmes et des process de travail particulier.
Je pense que tout est fonction du domaine d’activité dans lequel on se lance, de notre capacité à gérer la technique ou des spécialités de notre entourage professionnel. De ce coté là les business en ligne tirent leur épingle du jeu. Tut ou presque peut être automatiser, de manière à rester concentrer sur son coeur de métier.
Comment préparer l’automatisation de son business ?
Documentez tous vos process pour être efficace
Que se passerait-il si votre chef de projet ou votre conseiller juridique exécutif n’était plus en mesure de travailler? Que votre assistante virtuelle se retrouvait inopinément absente ? Pourriez-vous facilement (et rapidement) former quelqu’un d’autre à prendre le relais?
Pour de nombreuses personnes, la réponse à cette question est un NON.
Lorsque toutes les instructions pour accomplir une tâche résident dans la tête d’une seule et unique personne, vous courrez à la catastrophe. Bien sûr, dans le cas où quelqu’un serait victime d’une longue maladie ou gagnerait à la loterie (et donc quitterait subitement son poste), vous vous adapteriez. Vous trouverez certainement une solution, mais combien de temps cela prendrait-il ? Combien cela vous coûtera t-il ?
Plutôt que de risquer de vous débattre avec les procédures, assurez-vous de documenter chaque tâche de votre business. De la façon dont vous gérez votre email au lancement d’un nouveau produit/service. Ainsi, si votre meilleur VA décide de s’absenter, même pour un moment relativement long, un autre membre de l’équipe peut intervenir et prendre le relais. Sans incidence (ou presque) pour vos clients.
Gardez un oeil sur des systèmes plus efficaces
Même si les recettes de grand-mère ont toujours le vent en poupe, ce n’est pas toujours compatibles avec la manière dont nous gérons nos affaires aujourd’hui. Les innovations et nouveaux outils réduisent le travail, tout en garantissant l’essentiel .
Sur quels points pouvez-vous gagner en efficacité dans votre business tout en conservant la personnalité et la marque que vos clients aiment et font confiance?
Imaginez tout ce que vous pourriez faire avec l’automatisation :
- Une solution d’assistance avec des «réponses standardisées» aux questions les plus courantes. Cliquez sur un bouton et répondez en quelques secondes au lieu de taper une réponse de 3 paragraphes.
- Des modèles de documents qui garantissent que tout est formaté de manière à correspondre à votre marque. Ce qui vous fera gagner des heures sur la création de chaque guide de ressources, pages de vente ou encore articles de blog.
- Dupliquez vos projets répétables dans votre système de gestion de projet, modifiez les dates et les détails clés, et au lieu de passer 30 minutes à attribuer des tâches à votre équipe, vous passerez 30 secondes.
Il est peut-être également temps de mettre à niveau vos outils, si ce que vous utilisez n’est plus aussi efficace qu’il pourrait l’être. Par exemple, si votre répondeur automatique ne peut pas déplacer les clients d’un tunnel de messagerie à un autre en fonction de leur comportement, vous passez à côté de ventes. Pensez à donc à automatiser vos processus autant que possible.
Les outils d’automatisation
Parmi les outils d’automatisation les plus utilisés autour de nous, nous avons remarqué Zapier (plateforme freemium pour automatiser les tâches qu’on effectue au quotidien sur les applications web ); Happy scribe (outil freemium d’automatisation de sous-titres et de transcription); ou encore Automate.io (solution freemium pour automatiser des tâches entre différentes applications)
Jetez un œil à votre entreprise et aux tâches que vous et votre équipe accomplissez chaque jour. Où pouvez-vous être plus efficace? Quels outils vous aideraient à maximiser votre temps? Faire des changements dans ces domaines ajoutera des heures disponibles à votre journée et réduira considérablement votre niveau de stress.
Quelle partie de votre business avez-vous déjà automatisé ?
Quels sont les outils d’automatisation que vous avez l’habitude d’utiliser ?
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