De nombreuses personnes passent la majeure partie de leur journée de travail en réunion. Bien que nécessaires, si elles ne sont pas préparées, si elles sont mal animées, elles traînent en longueur et ne sont pas productives.
Ci -après 4 points qui semblent aller de soi, mais qui vont clairement mieux en les évoquant.
1 – ETABLIR UN ORDRE DU JOUR _ Anticiper
Le responsable de cette tâche détermine des objectifs clairs de réunion ainsi que les sous-objectifs (pourquoi la réunion est-elle convoquée et quels seront les points abordés). Il doit être réaliste sur le temps alloué à chaque étape. Définir les responsabilités de chacun. Et surtout transmettre l’ordre du jour aux participants (bien) avant la réunion.
2 – COMMUNIQUER _ Planifier
L’ordre du jour, le lieu, l’horaire de la réunion sont les éléments pratiques à transmettre aux participants au moins une semaine à l’avance. L’objectif pour les collaborateurs est de prendre connaissance des points à aborder et d’anticiper leur intervention. Pour le responsable de la réunion, il s’agit de s’assurer de la disponibilité de chacun et de transmettre les informations pratiques.
3 – GÉRER LE GROUPE ET LE TEMPS _ Gérer
L’animateur de la réunion fait respecter le timing et ordre du jour établis. Il anime la réunion tout en veillant à créer un climat d’échanges pour valoriser les points de vue de chacun. De cette manière tout le monde participe (les timides et distraits compris). Une synthèse à chaque étape permet de s’assurer de l’accord de tous avant de passer au point suivant.
4- CONCLURE _ Récapituler
L’animateur résume les points forts de la réunion et remercie le groupe de sa participation pour clore la réunion. Il établit un compte rendu complet et précis, basé sur l’action en mettant en avant les décisions prises (quoi ?), ceux qui s’en occupe (qui ?), avec quelles échéances (quand ?).
Le suivi des actions préconisées reste néanmoins un challenge. Nécessaires relances avant la prochaine réunion pour rappeler les tâches de chacun. On structure ainsi le travail, on améliore nos aptitudes organisationnelles et on gagne en productivité.
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