Réunions après réunions, vous enchainez! Et pourtant le travail inscrit sur votre to-do et votre fiche de poste vous attend. Personne (à part vous) n’a pensé que les 3 réunions d’1 heure chacune dans votre journée de 7h allaient plomber votre productivité, chambouler votre planning de travail, ou encore décaler le rendu des livrables. La réunionite avons-nous ces derniers mois… Voilà un mal qui nous ronge depuis pas mal d’années. Salariés, freelances, même combat sur ce coup. Un mal profond qui ronge nos agendas jour après jour. Et si nous posions quelques idées clés pour combattre ce point hautement sensible ?
La réunionite se traduit comme étant la manie d’organiser des réunions de travail, souvent inutiles 😑
Crise sanitaire oblige, il est fort probable que le taux d’heures de réunion et de mails échangés ait largement augmenté. Malgré le fait que les réunions soient nécessaires, de nombreux actifs pensent aussi y perdre régulièrement un temps précieux. À l’heure où tout le monde semble courir après le temps, il est important de mettre un stop aux réunions improductives. Ce n’est pas toujours simple, mais avec un peu d’organisation et de bon sens, il est possible d’en avoir moins.
Certains ont déjà opté pour des alternatives moins prenantes. Parmi elles on retrouve les mémo, e-mail ou encore entretien individuel… voici aussi 5 autres bonnes pratiques à explorer au fil du temps :
Faire des réunions plus courtes pour être plus productif
Une demi-heure suffit pour avoir la certitude que les participants restent alertes et intéressés par ce qui se dit. Si ce n’est pas possible, pensez à faire des pauses d’environ 10mn toutes les heures.
Bien choisir son lieu et son moment pour s’assurer de la concentration de tous
Pour être absolument certain saboter une réunion, organisez la en fin d’après-midi, ou entre midi et deux. Pile quand les participants doivent se restaurer ou rentrer chez eux.
Respecter autant que possible le timing annoncé
Si vous prenez la peine de planifier une réunion, tenez vos engagements. Les horaires, l’ordre du jour. Pas la peine d’attendre les retardataires. Ils vous rattraperont en chemin.
À chaque réunion son plan d’action
Une réunion efficace doit pouvoir être rattachée à un plan d’action. Il s’agit notamment de clore chaque point abordé en lui assignant un responsable et une deadline (évidemment il faudra aussi penser à un suivi rigoureux). On crée de cette manière un cercle vertueux et les participants aux réunions se sentent plus investis au fil des réunions.
| Et pourquoi pas une réunion debout ? |
|---|
| Le “stand-up meeting”, comme on dit chez les anglophones. Des réunions de 15mn environ et qui se font debout! La raison énoncée de cette position est que l’inconfort relatif de cette position tend à accélérer la discussion pour aller à l’essentiel. La réunion debout a pour objectif de tenir les collaborateurs au courant de la situation d’une situation ou de l’avancement d’un projet, de manière rapide et régulière. Elles sont très efficaces pour les briefings quotidiens par exemple. Petit bémol tout de même car ce type de réunion ne permet pas de passer des documents en revue. Il n’est pas non plus adapté à tout le monde (on pensera aux personnes éprouvant souffrant de handicap, ou encore les collaboratrices enceintes) |
| Explorons les réunions debout, on le fait bien à la pause… |
Notre top 5 des questions à se poser pour des réunions efficaces
En se posant régulièrement ces questions, on arrivera peut-être à éviter les réunions qui trainent et surtout à n’en faire que quand c’est vraiment nécessaire.
Comment s’assurer que le temps de réunion ne sera pas vain ?
Gardons tous cette phrase en tête : pas d’objectif, pas de réunion. Écrire en quelques mots le résultat attendu à l’issue de l’échange permet de s’assurer de son utilité. Il est même possible qu’en l’écrivant, on se rende compte qu’une note ou un mail suffit.
Doit-on convoquer toute l’équipe pour atteindre l’objectif de la réunion?
« Plus on est, moins on fait » c’est bien connu. Voilà un adage particulièrement vrai quand on parle de réunion zoom. Ce n’est pas évident à distance de capter l’attention de tous. La recommandation qui est faite est de faire participer un maximum de 18 personnes pour générer des idées et 8 personnes pour décider.
Comment préparer au mieux la réunion ?
Si la réunion nécessite une production d’idées, des suggestions,il est possible de faire parvenir aux participants l’ordre du jour sous forme de question. 2 jours avant pour préparer au mieux les interventions de chacun.
Comment établir le plan d’action de la réunion ?
La décision de groupe implique très souvent des responsabilités individuelles. Il est important de le noter. Aussi, à chaque point, spécifier qui est chargé de quoi et quand me semble indiqué. Cette étape permet aussi d’engager les participants pendant et après le déroulé de la réunion.
Comment pouvons-nous nous améliorer ?
Un petit tour de table à chaud ou une ligne de satisfaction en fin de réunion peut s’avérer utile pour avoir la tendance de la réunion. Anonyme ou pas, c’est vous qui décidez. Ouvrez aussi une boîte à suggestion pour les participants peu satisfaits. Et tenant en compte le plus possible pour améliorer le déroulé dans le temps.
Vous vous sentez prêt pour le changement mais ne savez pas par où commencer?
Vous pouvez déjà (re)lire notre article précédent sur le passage à l’action et par la suite jeter un oeil à notre prochain atelier.
Mon Weekend Avec, notre séminaire phygital d’un mois sur la planification plus sereine des activités professionnelles pourrait vous y aider.
Il s’agit d’un concept hybride alliant cours d’auto-apprentissage en 4 parties qui vous aidera à analyser ce qui doit être changé. Comment mettre en œuvre ces changements. Et une seconde partie en présentiel (ou évènement digital) pour consolider les liens, profiter de l’intelligence collective et avancer en micro-communauté.
Certains changements sont faciles, d’autres sont plus difficiles, mais ils en valent tous la peine s’ils rationalisent votre business de manière à ce que vous puissiez générer davantage de bénéfices.
Cliquez ICI pour découvrir les détails de l’atelier et réserver votre place.