“ je suis sous l’eau”, “j’ai du boulot par dessus la tête”, “ j’ai trop de choses à faire, je n’ai pas le temps de faire correctement mon travail”… Au travail comme à la maison on a tendance à se laisser déborder par les activités du quotidien. Quelques astuces permettent de mieux s’organiser et de gagner du temps.
1 – DISTINGUER L’URGENT DE L’IMPORTANT
Une première astuce consiste à hiérarchiser ses activités de la journée. Très honnêtement, cette astuce permet de gagner un temps fou. Je fais liste des activités du mois, j’y appose des deadlines par semaine et ensuite en début de semaine je classe par priorité les activités.
- urgent et important = à faire en priorité
- urgent et peu important = à déléguer
- peu urgent et important = à reporter
- peu urgent et peu important = annuler ou reporter
2 – DÉLÉGUER
“Lève le nez du guidon et offre toi un assistant” la première fois que mon mentor m’a adressé cette phrase je lui ai ri au nez. Déléguer c’est accepter qu’on ne peut pas tout faire soi-même… Donc moins de 6 mois plus tard, j’avais une assistante (en or) et j’ai pu me concentrer sur le cœur de mon activité.
Entrepreneur ou salarié, déléguer ne revient pas à juste se débarrasser de tâches “peu intéressantes”. Déléguer devrait pouvoir nous permettre de gagner du temps dans notre travail. Aussi, le choix du collaborateur à qui la tâche va être confiée doit être fonction de ses compétences. Confiez lui la tâche en lui expliquant de manière claire et intelligible sa mission, ça devrait aller… Faites tout de même attention à ne pas imposer trop de tâches en même temps. Soyez organisé et prévoyant en planifiant à l’avance les actions à déléguer.
3 – ETABLIR UNE “TO DO LIST”
Imaginez que vous n’ayez qu’une heure par jour pour effectuer votre travail, comment vous y prendriez-vous ?
Planifier 70% de son temps, mettre ses objectifs de la journée au clair et noir sur blanc. De nouveaux outils ont fait leur apparition dans les rayons : agendas et autres bullet journal sont fait pour nous aider à organiser nos journées, certaines applications gratuites font aussi le job. Pour moi les Must Have, roi de l’économie sont la feuille A4 et le crayon à papier.
Pliée en 4, on y note les activités essentielles à gérer dans la journée. 2 objectifs prioritaires (3 max) et des objectifs secondaires. L’exercice permet de structurer et planifier les actions à venir et donc de s’organiser.
4- EVITER LES SOLLICITATIONS NON PRIORITAIRES
Nous sommes sans arrêt interrompus. Les notifications de message, le téléphone, la gestion des imprévus. Toutes ces sollicitations nous freinent dans l’accomplissement des missions de fond. Mettez votre téléphone sous silencieux quand vous êtes au travail, regardez vos mails deux à trois fois par jour pas plus. La méthode pomodoro est réputée pour aider à organiser le travail. J’envisage de la tester sur ma prochaine mission, promis je ferais un post retour dessus.
5- RÉDUIRE LE “MULTITASKING”
Se noyer dans le travail a quelque chose de rassurant, j’avais en ce qui me concerne l’impression de ‘contrer’ l’ennui. Répondre à mes mails en passant des coups de fil aux fournisseurs, répondre à des sms pendant une réunion, il ya encore quelques mois c’était mon quotidien. Résultat ? J’ai souvent brassé de l’air. Il me semble aujourd’hui évident que faire plusieurs choses simultanément mène à une importante perte de productivité. La surcharge mentale* que provoque le multitasking peut s’avérer dangereuse. Elle génère des conditions de travail stressantes et l’apparition des risques psychosomatiques.
La méditation de pleine conscience nous apprend à focaliser notre attention au moment opportun. Lorsque l’esprit est pleinement consacré à ce qu’il fait, il est plus efficace. Se consacrer à une seule activité pendant un temps raisonnable (entre 20mn et 2h max) permet de gagner du temps, de rester productif et efficace.
De toutes façons physiologiquement, les seules activités que l’homme peut faire simultanément sans perdre son temps sont parler et marcher! tenez vous le pour dit 🙂
Ces astuces fonctionnent aussi bien dans la vie privée que dans son environnement professionnel. Même si je suis encore sujette à la procrastination (à développer bientôt), je me soigne et je suis devenue une pro des « to-do list ».
Quelle astuce utilisez-vous pour organiser votre temps ?
*Charge mentale au travail : Ensemble des opérations mentales effectuées par un travailleur lors de son activité professionnelle, efforts de concentration, de compréhension, d’adaptation, d’attention et de minutie, accomplissements de tâches de traitement d’informations, mais aussi pressions psychologiques liées aux exigences de rapidité, délai, qualité d’exécution, à l’obéissance aux ordres de la hiérarchie et à la gestion des relations avec les collègues et les tiers, génèrent une contrainte psychique de charge mentale : celle-ci est cumulative tout au long de la vie professionnelle.